¿Cómo liquidar la nómina electrónica paso a paso en Colombia?
Guía detallada para liquidar la nómina electrónica. Aprende a calcular devengados, deducciones y transmitir a la DIAN.
La nómina electrónica es el reporte que los empleadores deben enviar de forma mensual a la DIAN, detallando los devengos, deducciones y el neto a pagar de cada uno de sus trabajadores. Hacerlo bien, en orden y a tiempo evita sanciones y facilita la vida del área de nómina. Esta es la guía paso a paso.
Paso 1: Reúne la información de cada trabajador
Antes de liquidar necesitas el salario base, el tipo de contrato, las novedades del período (horas extra, recargos nocturnos, dominicales, incapacidades, licencias) y los datos de afiliación a seguridad social de cada empleado. Un error aquí se propaga a todo el proceso.
Paso 2: Calcula los devengos
Suma al salario base las horas extra, los recargos, el auxilio de transporte (cuando aplique según el tope legal) y las comisiones o bonificaciones. El resultado es el total devengado del trabajador.
Paso 3: Calcula las deducciones
Resta los aportes a salud (4%) y pensión (4%), las retenciones aplicables, los embargos y los préstamos. La diferencia entre devengos y deducciones es el neto a pagar, y es el valor que debe coincidir entre tu liquidación, el soporte de pago y el archivo que envías a la DIAN.
Paso 4: Genera el archivo XML de la nómina electrónica
El reporte se construye en formato XML siguiendo el estándar de la DIAN: datos del empleador, de cada trabajador, devengos, deducciones y netos. El sistema debe además generar el documento soporte de pago de nómina electrónica (CEN) cuando aplique, por ejemplo cuando el pago se hace a través de cesantías o fondos.
Paso 5: Firma y transmite a la DIAN
El archivo se firma con el certificado digital y se transmite dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período liquidado. La DIAN valida el contenido y devuelve el resultado; si hay rechazos, se corrigen y se reenvía antes del vencimiento.
Paso 6: Conserva y archiva los soportes
Guarda el XML transmitido, el CEN cuando aplique y la constancia de validación. Estos documentos soportan la deducción de costos ante la DIAN y son los que piden en una revisión o auditoría.
¿Cómo se determina el salario base para la nómina?
El salario base es el pactado en el contrato de trabajo, sin incluir recargos, horas extra ni auxilios. Sobre él se calculan los aportes a seguridad social y la base de la liquidación mensual, salvo que apliquen topes o reglas especiales como el salario integral.
Errores comunes al liquidar y transmitir la nómina
- Transmitir después del día 10 hábil del mes siguiente: genera sanciones por extemporaneidad.
- Que el neto del XML no coincida con el soporte de pago: la DIAN lo rechaza.
- Olvidar el documento soporte de pago (CEN) cuando se paga con cesantías o fondos.
- Datos de identificación desactualizados del empleador o del trabajador.
Cómo afectan las novedades a la nómina electrónica
Las incapacidades, licencias (maternidad, paternidad, remuneradas) y vacaciones cambian los valores del período y deben reflejarse en el XML: una incapacidad de origen común implica un pago asumido por la EPS y otro por el empleador, y ambos conceptos se reportan por separado. Registra la novedad en el sistema antes de liquidar, no después: corregir un archivo ya transmitido cuesta más que reportar bien el valor desde el inicio.
¿Qué sanciones hay por no transmitir la nómina electrónica?
No enviar el reporte dentro del plazo hace que el empleador pierda el derecho a deducir el costo de la nómina ante la DIAN y expone a sanciones por incumplimiento de obligaciones formales. En la práctica, además, una nómina no transmitida rompe el ciclo contable: las provisiones y los pagos de seguridad social quedan sin soporte.
Preguntas frecuentes sobre la liquidación de nómina electrónica
¿Los contratistas con contrato de prestación de servicios se incluyen en la nómina electrónica?
No. La nómina electrónica cubre a los trabajadores con contrato laboral. Los contratistas independientes se soportan con factura electrónica o documento soporte en adquisiciones, no con nómina.
¿Puedo transmitir la nómina antes del último día del mes?
No. El reporte se transmite después de cerrar el período: dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente. Transmitir antes de conocer las novedades finales del mes genera rechazos.
Con Jeloda Nómina el cálculo, el XML y la transmisión ocurren en un solo clic: liquidas el período, el sistema genera el archivo firmado y lo transmite a la DIAN antes del vencimiento.
