¿Cuáles son los requisitos para facturar electrónicamente en 2026?
Conoce los requisitos clave para facturar electrónicamente en Colombia: RUT, firma digital, software autorizado y resolución DIAN.
Habilitarse para facturación electrónica ante la DIAN requiere cumplir una serie de requisitos en orden. Esta es la lista completa, explicada requisito por requisito, para que tu proceso de habilitación no se estanque.
1. RUT actualizado con la obligación de facturar
El Registro Único Tributario debe estar actualizado y reflejar la obligación de facturar electrónicamente. Si tu RUT no tiene la obligación marcada, la DIAN no te habilitará; el trámite se hace en el portal o con tu contador.
2. Firma o certificado digital de una CA autorizada
Necesitas un certificado digital emitido por una autoridad certificadora (CA) autorizada por la ONAC. El certificado (.p12) firma cada documento antes de transmitirse. En Jeloda se carga una vez y el sistema firma automáticamente cada factura, nota crédito o nota débito.
3. Resolución de facturación vigente
Si tu negocio aún tiene resolución de numeración activa (los famosos "folios"), debes tenerla vigente para el período de transición. Si ya facturas electrónicamente, la numeración la asigna el sistema al habilitarte, y los folios sin usar se pierden al migrar.
4. Software de facturación electrónica registrado
El software debe estar registrado ante la DIAN como software de facturación electrónica y haber pasado el set de pruebas del modelo. Este es el punto donde muchos negocios se demoran: elegir un proveedor que ya esté habilitado y con pruebas superadas reduce el proceso de días a horas.
5. Pasar el set de pruebas y habilitación
Con el software registrado, se genera el usuario de prueba en el portal, se pasan los casos del set de pruebas y, al aprobarlos, la DIAN emite la habilitación. Desde ese momento puedes facturar electrónicamente en producción.
Requisitos adicionales si compras a no obligados a facturar
Si tu negocio compra a personas naturales o pequeños proveedores que no facturan (por ejemplo, un agricultor que te vende sin factura), necesitas emitir el documento soporte en adquisiciones (DS) con su nota de ajuste (NA-DS). Habilitar el DS requiere cumplir los mismos requisitos base (RUT, certificado digital, software registrado) y verificar que tu software soporte este documento, porque no todos lo incluyen.
¿Mi negocio está en el calendario de 2026?
La DIAN amplía la obligación por grupos de contribuyentes y resoluciones. Si tu negocio es minorista (tienda, restaurante, ferretería, droguería, taller, salón de belleza) y aún facturas con máquina registradora o papel, es altamente probable que tu habilitación esté en el calendario de 2026-2027. La forma segura de saberlo es revisar tu RUT y la última resolución de la DIAN vigente para tu grupo; no esperes a la sanción para hacerlo.
¿Cuánto cuesta habilitarse?
La habilitación ante la DIAN no tiene costo directo. Los costos reales son el certificado digital (en Colombia el .p12 suele costar alrededor de $160.000 COP/año) y el plan del software. Con Jeloda + JCFlow compras paquetes de documentos sin mensualidades: pagas lo que emites, no una suscripción de folios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar electrónicamente sin certificado digital?
No. La firma digital es obligatoria para transmitir a la DIAN. Es la que da validez jurídica al documento.
¿Qué pasa con los folios que me quedaron de la resolución?
Los folios sin usar de la resolución de numeración se pierden al pasar a facturación electrónica: no se pueden usar después de la fecha de migración ni se devuelven.
¿Cuánto demora la habilitación?
Con un software ya registrado y habilitado, el proceso puede completarse en días. El cuello de botella habitual es esperar el certificado digital y corregir datos del RUT.
